Políticas de Ética y Anticorrupción
PROPÓSITO
PyP está comprometida en dirigir sus negocios honesta y éticamente, y de acuerdo con la ley. Hemos desarrollado políticas en apoyo de este compromiso.
APLICACIÓN
Esta Política se aplica a PyP y a todos nuestros directores, funcionarios y trabajadores y a cualquier tercero
intermediario, contratista, consultor, agente, representante u otros socios comerciales autorizados a hacer trabajo en beneficio de PyP. En esta Política, cuando nos referimos a “usted” o “su,” nos estamos refiriendo e incluyendo a estas personas y entidades.
Cuando esta Política y la ley aplicable difieran, usted debe cumplir con los requisitos que sean más rigurosos.
Confirmaciones y Entrenamiento
Todo el personal de PyP debe firmar un formulario de aceptación por medio del cual se confirma haber leído y
entendido esta Política se acuerda cumplir sus disposiciones. Se le solicitará al personal que brinde dicha
confirmación en forma periódica. Además, a ciertos terceros también se les puede requerir que realicen dichas
confirmaciones.
PyP proporcionará entrenamiento periódico de esta Política y de cumplimiento corporativo en general. PyP
determinará quién debe concurrir o completar dicho entrenamiento.
Además, responderemos a sus dudas con respecto a las prácticas comerciales apropiadas cubiertas por esta
Política, e investigaremos las acusaciones de posibles contravenciones a esta Política.
A pesar de nuestros esfuerzos constantes por brindar información y entrenamiento con respecto al cumplimiento de esta Política, la responsabilidad del cumplimiento de esta Política, incluyendo la obligación de solicitar asesoría cuando se tengan dudas, recae en usted.
La falta de lectura o entendimiento de esta Política o la falta de firma de cualquier formulario de confirmación
o la falta de participación en entrenamiento no le exime del cumplimiento de esta Política.
ADMINISTRACIÓN
Difusión y socialización
Una copia de esta Política será proporcionada o puesta a disposición de todo el personal de PyP en el idioma
correspondiente. Esta Política también será mantenida en línea en nuestro portal corporativo.
CONDUCTA PROHIBIDA
Conducimos nuestro negocio con integridad y cumpliendo con todas las leyes anti-corrupción en vigor dondequiera que operamos, incluso aquellas leyes que prohíben el soborno de funcionarios públicos y aquellas que prohíben el soborno comercial. El valor que le damos al actuar dentro de la ley, al tener prácticas de negocio éticas, y a la protección de nuestra reputación, compensa lejos el valor de cualquier negocio perdido por rehusarnos a realizar una oferta o un pago indebido. Por consiguiente, usted no debe, ya sea directa o indirectamente, (i) ofrecer,
prometer, proporcionar o autorizar ninguna forma de soborno u otro incentivo indebido a ninguna persona,
sea cliente, proveedor, socio comercial, Funcionario de Gobierno (según lo definido más adelante) o a
cualquier otra persona, en nombre nuestro; o (ii) aceptar o recibir ninguna forma de soborno u otro incentivo
indebido; o (iii) participar en un esquema o arreglo fraudulento o de contraprestación indebida.
Competencia leal y antimonopolio:
La empresa arbitra los medios para para promover la competencia justa:
realizando sus actividades de manera coherente con las leyes y regulaciones en materia de competencia
y cooperar con las autoridades competentes;
Estableciendo procedimientos y otros mecanismos de salvaguarda para evitar involucrarse o ser cómplice
de conductas anti-competencia;
Promoviendo la toma de conciencia entre los empleados acerca de la importancia de cumplir con la
legislación en materia de competencia y competencia justa
Apoyando las prácticas anti-monopolio y anti-dumping, así como las políticas públicas que motivan la
competencia, y
Siendo consciente del contexto social en el que opera y no aprovecharse de condiciones sociales, como
la pobreza, para lograr una ventaja competitiva desleal.
Agradecemos tu confianza al elegir los servicios y productos de PyP Electricidad S.R.L. (en adelante, "nosotros" o "nuestra"). Nos comprometemos a proteger y respetar tu privacidad. Esta Política de Privacidad describe cómo recopilamos, utilizamos y compartimos la información personal cuando visitas nuestro sitio web y utilizas nuestros servicios.
TRATO CON FUNCIONARIOS DE GOBIERNO
Aunque esta Política prohíbe ofertas y pagos indebidos a cualquier persona, las leyes anti-corrupción imponen reglas especiales para conducir negocios con instituciones de gobierno y con personas que trabajan para o representan a entidades de gobierno. Básicamente, es ilegal en cualquier lugar sobornar a Funcionarios de Gobierno para obtener o conservar negocios, para evitar o cambiar la aplicación de leyes o regulaciones a nuestras actividades comerciales, para conseguir permisos o licencias, para obtener clientes u obtener beneficios de cualquier otra manera. Un pago indebido a un Funcionario de Gobierno puede dar lugar a que usted y/o PyP tengan que enfrentar sanciones legales importantes y daño a nuestra reputación. Por esa razón, esta Política requiere tomar precauciones especiales relacionadas con las interacciones con entidades de gobierno y Funcionarios de Gobierno.
¿Quién es Funcionario de Gobierno?
El término Funcionario de Gobierno incluye personas que usted no pensaría tradicionalmente que son funcionarios de gobierno o que realizan lo que usted entiende como funciones gubernamentales. A los fines de esta Política, “Funcionario de Gobierno” incluye:
a. todo funcionario o trabajador de cualquier gobierno, incluyendo gobierno nacional, estatal, gobiernos
regionales y locales y cualquiera de sus departamentos, agencias, sucursales, subdivisiones o cuerpos, o de
cualquier entidad que realiza una función de gobierno, y todo consejo comunal, indígena o tribal o entidad
representativa similar;
b. todo funcionario o trabajador de una empresa de propiedad total o parcial del gobierno o controlada total o
parcialmente por el gobierno;
c. funcionarios de partidos políticos y candidatos a puestos políticos;
d. funcionarios, oficiales o trabajadores de organizaciones públicas internacionales (tales como las Naciones
Unidas, el Banco Mundial, la Corporación Financiera Internacional); y
e. cualquier otra persona que actúe de manera oficial para cualquiera de las personas o entidades precedentes
o que siga instrucciones o actúe en beneficio de ellas.
¿Qué es un Soborno?
Un soborno es un pago, oferta promesa (e incluye la autorización a otro para hacer cualquiera de esos actos) de pago de dinero o de cualquier cosa de valor, que se hace con un motivo indebido o corrupto, con la intención de influenciar sobre una decisión del destinatario o de inducir al destinatario para que actúe u omita actuar, o para obtener una ventaja incorrecta.
Un soborno puede adquirir muchas formas y puede ser más que solo dinero.
“Cualquier cosa de valor” significa simplemente cualquier cosa que tiene un valor, directa o indirectamente, para el destinatario. Dependiendo de los hechos y las circunstancias, ello puede incluir cosas que intuitivamente o en forma natural usted no consideraría como cosas de valor. Por ejemplo, una beca o una oferta de empleo a un miembro de la familia del Funcionario de Gobierno, una donación caritativa a una entidad recomendada por el Funcionario de Gobierno (en la cual, por ejemplo, el cónyuge del Funcionario de Gobierno es el director ejecutivo o un portavoz clave), la provisión de servicios al destinatario o a su familia, o aún en algunos casos, el resultado consistente en un aumento del prestigio o situación personal del destinatario.
Incluso un regalo modesto puede constituir un soborno si se ofrece, se promete o se da con un propósito indebido o con una intención o motivo corrupto. Los términos propósito “indebido” e intención o motivo "corrupto" se utilizan para aclarar que cuando una oferta, una promesa o pago tiene la intención de inducir indebidamente al destinatario a usar mal su cargo para beneficiar a la compañía o al negocio de ésta, entonces sí constituye soborno, y por lo tanto está terminantemente prohibida.
Sin excepciones para los “Pagos de Facilitación”
Los pagos de facilitación son conocidos como pagos “fuera de libros”, “por debajo de la mesa” o “de engrase”
realizados para procurar o apresurar lo que de otra manera serían servicios o acciones gubernamentales rutinarias y obligatorias que un funcionario debe realizar. Esta Política prohíbe todo “pago de facilitación”, los cuales son una forma de soborno, independientemente de que cuán pequeños sean o de cuán comúnmente sean solicitados en ciertas regiones.
Pagos Realizados para Asegurar su Seguridad Personal
Usted puede llegar a enfrentar situaciones en donde se le exige un soborno, y si usted se rehúsa a pagarlo, usted corre el riesgo de estar sujeto a daño físico o a detención ilegal. En dichas situaciones, puede ser impráctico, imposible o peligroso obtener asesoría o aprobación previa para realizar cualquier tipo de pago, y usted puede llegar a considerar que es necesario realizar el pago para asegurar su salud y seguridad personal. Si dicho pago se hace en esas circunstancias, éste está eximido de la prohibición general contra el pago de sobornos. Sin embargo, tan pronto como sea razonablemente posible después de alejarse del peligro, el asunto debe ser informado al
Funcionario de Cumplimiento, y a su Gerente de País. El Funcionario de Cumplimiento se asegurará de que el tema
sea investigado adecuadamente y documentado apropiadamente en nuestros libros y registros.
Regalos y Hospitalidad
En ciertas circunstancias limitadas, y de forma consistente con los estándares de las leyes anticorrupción, con esta
Política, y con las demás políticas y guías de PyP relacionadas con regalos y hospitalidad, es posible dar a
Funcionarios de Gobierno y a socios comerciales con los cuales tenemos negocios regalos de poco valor y
hospitalidad tal como transporte, alojamientos, comidas, y entretenimiento (“Regalos y Hospitalidad”). Sin embargo,
pueden surgir problemas cuando estas cortesías crean oportunidades para influenciar indebidamente al destinatario
o tienen la apariencia de ser indebidas.
El costo de todo Regalo u Hospitalidad: (i) debe ser modesto, (ii) no debe de estar prohibido por leyes locales o
según el entendimiento de quien lo otorga, por las reglas de la correspondiente compañía o entidad de gobierno en
donde trabaja o a la que representa el destinatario, (iii) no debe oponerse a la conducta social o comercial normal
(pero legalmente permitida), (iv) no debe ser un soborno o crear razonablemente la apariencia de que PyP actúa en
forma ilícita, procurando influenciar al destinatario o al procedimiento de toma de decisiones del gobierno, u
obteniendo alguna ventaja comercial indebida, y (v) debe tener un propósito comercial válido y debe estar
relacionado directamente con la promoción, demostración o explicación del negocio, productos y servicios de PyP.
Los regalos en efectivo o los equivalentes al efectivo, tales como préstamos o acciones, no están permitidos bajo
ninguna circunstancia.
El valor apropiado para los Regalos y Hospitalidad dependerá de muchos factores, incluyendo la región en la cual
aquellos se están dando y los ingresos y cargo del destinatario. El costo de un Regalo u Hospitalidad puede ser
razonable para un lugar, mientras que en otros el mismo costo sería excesivo y por ende inadecuado. Si cierto
Regalo y Hospitalidad no encaja dentro de las guías de PyP para Regalos y Hospitalidad, usted debe contactar al
Funcionario de Cumplimiento.
Tenga en cuenta por favor, que todas las autorizaciones para el otorgamiento de Regalos y Hospitalidad y todos los
recibos y documentación que los sustenten deben ser guardados de acuerdo con nuestro sistema de controles
financieros y procedimientos contables internos, y todos los gastos realizados deben ser asentados con precisión
en nuestros libros y registros.
Contribuciones Políticas
Las contribuciones de fondos de PyP, ya sea directa o indirectamente, a Funcionarios de Gobierno, incluyendo a
partidos políticos y a candidatos a cualquier cargo público o comunal (incluyendo comunidades indígenas y tribales),
están restringidas en muchos países en los cuales operamos. En países en donde las contribuciones a un candidato
o partido político están permitidas por ley, normalmente se permiten solamente bajo ciertas circunstancias y están
limitadas en frecuencia y en monto. Bajo ninguna circunstancia se puede realizar una contribución contraria a las
circunstancias y limitaciones prescritas por las leyes locales aplicables. Es importante recordar que aun cuando
dichas contribuciones se realicen cumpliendo plenamente con la ley, ellas podrían crear sospechas de corrupción si
se perciben como una ayuda a nosotros para obtener una ventaja comercial indebida. Por estas razones, ninguna
contribución de ese tipo se puede realizar en nombre de PyP sin la previa autorización por escrito del Director
Ejecutivo Principal y del Funcionario de Cumplimiento.
Para evitar dudas, esta Política no restringe a usted para participar en procesos políticos como individuo, actuando
a título personal y de acuerdo a la ley. Sin embargo, se le prohíbe terminantemente usar su cargo en PyP, o bienes
de PyP, para procurar influenciar sobre otros en sus decisiones personales de apoyar a partidos o a candidatos
políticos particulares.
Donaciones de Caridad
Estamos comprometidos con la protección del bienestar de la gente y el ambiente natural afectado por nuestras
operaciones. Consistente con ello, periódicamente PyP contribuye con instituciones benéficas auténticas que
promueven el bienestar general de las comunidades donde realizamos actividades comerciales1
. Sin embargo, el
efectuar donaciones de caridad conlleva el riesgo de que algunas donaciones puedan, en ciertas circunstancias, ser
las caretas de sobornos. Por ejemplo, el realizar una donación a una institución benéfica preferida por el Funcionario
de Gobierno a cambio de favores de ese funcionario se podría interpretar como soborno, y por lo tanto, dicha
donación está terminantemente prohibida.
Por consiguiente, PyP realiza donaciones de caridad solamente si son legales conforme a las leyes de Canadá, de
Los Estados Unidos y de los países en los cuales operamos comercialmente. Toda donación de caridad también
debe realizarse de acuerdo con nuestro Código. Todas las donaciones de caridad deben ser asentadas con precisión en los libros y registros de PyP. No reembolsaremos a nadie ninguna donación personal que hagan, y está prohibido que las personas realicen donaciones de caridad personales en beneficio o a nombre de PyP. Actividades de Apoyo a la Comunidad Dada la naturaleza de nuestro negocio, a menudo Funcionarios de Gobierno o entidades de gobierno locales y grupos comunales e indígenas nos piden contribuir al desarrollo de infraestructura local, tal como caminos, escuelas, proyectos sanitarios, viviendas para trabajadores y clínicas de salud cercanas o afectadas por nuestras operaciones (“Actividades de Apoyo a la Comunidad”). Como parte de nuestros programas de desarrollo sostenible, y de acuerdo con nuestro Código, PyP se esfuerza por proporcionar dicha ayuda como y cuando sea apropiado. Sin embargo, la legitimidad de todas las Actividades de Apoyo a la Comunidad debe ser analizada para asegurar que beneficien a la comunidad en general y no a determinadas personas o intereses. Dichas actividades deben ser estructuradas y supervisadas para asegurarse de que los beneficios alcancen a los destinatarios previstos. Si su Gerente de País tiene un presupuesto aprobado y una descripción detallada de actividades para una particular Actividad de Apoyo a la Comunidad, generalmente no se requiere de ninguna otra autorización previa. Sin embargo, si existen circunstancias que podrían razonablemente dar lugar a inquietudes o a percepciones de soborno o de otro asunto incorrecto, no proceda sin hablar del tema con el Funcionario de Cumplimiento, su Gerente de País y el ejecutivo corporativo de PyP responsable de las Actividades de Apoyo a la Comunidad. Además de cualquier otra autorización o restricción en base a las políticas y procedimientos de PyP relacionadas con gastos, si no hay un presupuesto aprobado y una descripción de actividades relacionadas para tal Actividad de Apoyo a la Comunidad, debe usted obtener autorización escrita del presupuesto y del programa de actividades propuestos de parte de su Gerente de País y, cuando corresponda, del ejecutivo corporativo de PyP responsable de las Actividades de Apoyo a la Comunidad, antes de brindar tal Actividad de Apoyo a la Comunidad en nombre de PyP. Puede haber circunstancias que requieran de una acción inmediata por parte de PyP para asistir a una comunidad local en una emergencia, tal como ayuda a gobiernos nacionales, regionales y locales y municipios para atender daños locales y regionales causados por desastres naturales. Si se brinda cualquiera de dichas Actividades de Apoyo a la Comunidad por emergencia, ellas deben ser informadas a su Gerente de País y al Funcionario de Cumplimiento lo antes posible. SOBORNO Y EXTORSION Aunque esta Política se centra en ofertas y pagos indebidos a Funcionarios de Gobierno, el soborno en el sector comercial o privado también es ilegal en la mayoría de las jurisdicciones. Dar un soborno u otro incentivo indebido a, o recibir un soborno u otro incentivo indebido de parte de una entidad comercial está terminantemente prohibido. Usted no debe, directa o indirectamente, ofrecer o dar un soborno u otro incentivo indebido a ninguna persona (incluyendo a alguien que claramente no es Funcionario de Gobierno), ni recibir un soborno u otro incentivo indebido, de ninguna persona, con el fin de beneficiar sus intereses personales o los intereses de PyP. a. todos los registros comerciales, incluyendo, entre otros, los formularios usados para apoyar pedidos de pago, formularios requeridos para procesar pagos, y recibos y otros registros que documenten pagos realizados y recursos gastados, deben prepararse en forma precisa y confiable y mantenerse conforme a las políticas de nuestra Compañía y los procedimientos y requisitos relacionados con controles internos respecto a reportes financieros; b. nuestros registros deben reflejar toda transacción; usted no debe causar o permitir que algún gasto sea manejado “fuera de libros”; c. toda los informes y registros contables deben ser preparados en forma oportuna; d. los asientos contables no deben disfrazar la verdadera naturaleza de una transacción, tal como registrar un gasto en una cuenta sin descripción como “gastos varios” u “honorarios de comercialización”, o tal como dar a la transacción una descripción vaga o confusa; y e. todas las cuentas de caja chica, si las hay, deben ser mantenidas con controles estrictos para asegurar que su uso se limite a propósitos correctos y que cada uso quede documentado adecuadamente. TRANSGRESIONES Cualquier transgresión a esta Política puede resultar en que usted y PyP estén sujetos a severas sanciones penales y civiles. Con respecto a soborno, las consecuencias podrían incluir multas e incluso encarcelamiento. Las transgresiones a esta Política también pueden provocar daño colateral a PyP en otras áreas, incluyendo daño importante a nuestra reputación y a nuestra capacidad para obtener licencias y permisos del gobierno y para realizar futuras operaciones comerciales. Cualquier transgresión a esta Política será tomada seriamente y, en el caso del personal de PyP, podría resultar en acciones disciplinarias que pueden llegar al despido. Adicionalmente, podemos, cuando resulte apropiado, referir el asunto a las autoridades gubernamentales correspondientes.
Denuncia de Transgresiones PyP alienta a todos sus directores, funcionarios, trabajadores y socios comerciales a apoyar nuestros continuos esfuerzos de buen gobierno corporativo y responsabilidad social. Todas las transgresiones a esta Política conocidas o de las que se sospeche, sea por parte de personal de PyP o de terceros que actúen en beneficio nuestro, deben ser reportadas inmediatamente a la gerencia o al Asesor Legal General o al Funcionario de Cumplimiento de PyP. Si, por alguna razón, una persona no se siente cómoda haciéndolo, las denuncias sobre transgresiones potenciales o reales de la ley o de este Código pueden ser hechas mediante los otros canales de reporte puestos a disposición por PyP. Si bien incentivamos a todas las personas a que se identifiquen para facilitar la investigación de denuncias, no es necesario que lo haga y usted puede denunciar de manera anónima una sospecha de transgresión de esta Política. PyP ha establecido determinados canales para denunciar transgresiones o sospechas de transgresión, incluyendo uno a través de un proveedor externo y confidencial de servicios de denuncias que puede recibir denuncias por teléfono o por un portal de internet y dirigirlas al personal correspondiente en PyP. En el Apéndice A de esta Política aparece una lista completa de canales de denuncia. Dependiendo de las circunstancias y del tema específico que se denuncie, el Asesor Legal General, el Funcionario de Cumplimiento u otro receptor de una denuncia podrá también dirigir la denuncia al Comité de Nombramiento y Gobernanza y/o al Comité de Auditoría los cuales tienen la autoridad para supervisar, investigar y determinar las acciones apropiadas en respuesta a una denuncia. No toleraremos ningún acto de represalia en contra de una persona por denunciar de buena fe una sospecha de transgresión de leyes anti-corrupción o de transgresión de esta Política. Conflictos de interés Debemos evitar cualquier situación que cree un conflicto entre nuestros intereses personales y los de la organización, evitando que los intereses personales o familiares influyan en nuestras decisiones y desempeño profesional. Aún cuando no haya intención de perjudicar, la apariencia de un conflicto puede causar efectos negativos para PYP. Por ello, es necesario que los empleados notifiquen a la empresa todas sus actividades comerciales, intereses financieros o relaciones que pudieren presentar un conflicto o la apariencia de un conflicto. No utilice para beneficio personal recursos, propiedad intelectual, tiempo o instalaciones de PYP, incluyendo equipamiento de oficina, correo electrónico.